Cómo Controlar una Reunión para que todas las Cartas Jueguen a tu Favor

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Los mejores alumnos siempre se sentaban en primera fila de clase y los más “malotes” en la parte trasera del autobús. ¿Casualidad? No.

Desde la prehistoria, poco a poco se ha ido creando una jerarquía a la hora de escoger el sitio donde nos sentamos en una reunión. Así, desde que nos sentábamos alrededor del fuego en la caverna hasta las reuniones laborales de hoy en día, existen sitios “mejores” y “peores” para conseguir influenciar a un grupo. Para controlar una reunión y que todas las cartas jueguen a tu favor vamos a analizar varios ejemplos [1]:

1.- Las mesas cuadradas.

– Me molesta que me trate como inferior automáticamente.

– Bueno, soy un rey.

“Monty Python and the Holy Grail”

Una mesa cuadrada es uno de los entornos de trabajo más complicados, especialmente si esta deriva en rectangular. Empecemos por sus formas “más amigables”:

• El puesto de esquina.

Es empleado para tener una conversación informal y cercana con otra persona. Nos proporciona cierta ventaja ya que podemos observar sus gestos con precisión sin perder la barrera de seguridad que supone la mesa que nos impide invadir su espacio personal.

En la figura anterior, vemos como “la mujer de rojo” realiza un acercamiento que generalmente es percibido como amistoso, simplemente girando la silla hacia su compañero.

• El puesto cooperativo.

Normalmente, si queremos realizar una tarea entre dos, esta será la disposición que adoptemos. Es perfecta cuando queremos que la otra persona coopere.

Aplicado a una reunión o una venta, sería idóneo conseguir esta disposición.

La “mujer de rojo” de la figura anterior, en este caso Vendedora, inicia una conversación en el puesto amistoso de esquina. Más adelante, consigue adoptar la posición de cooperación con la mujer de amarillo, el Cliente, cuando un Técnico se incorpora a la reunión. Esto hará percibir al Cliente que está de su lado.

• Los puestos competitivos y los puestos diagonales.

Son los puestos más desfavorables.

El puesto competitivo (imagen izquierda) puede ser perfecto en una cena romántica ya que es un “cara a cara”, pero no lo es para una reunión de trabajo a no ser que tengamos la intención de marcar ciertos límites (p. ej. conversación jefe-empleado). A su vez, el puesto diagonal (imagen derecha) es una disposición que denota desinterés por la otra persona y genera confrontación.

Como anticipábamos. Una mesa cuadrada no es el entorno perfecto para una reunión porque se establece una disposición de puestos competitivos cuando somos varios participantes. En estas reuniones, sólo hay un sitio “menos malo” que es a la derecha de la persona con la cual nos gustaría cooperar. Desde la edad media siempre la persona que se sentaba a la derecha tenía menos posibilidades de traicionarnos ya que la mano con la que empuñaba su arma, la derecha, quedaba más alejada de nosotros. ¡De ahí la expresión es mi “mano derecha”! En oposición, tendríamos a la persona sentada en frente que sería nuestro competidor.

En su variante de rectángulo, queda muy latente los diferentes roles de la reunión. El Jefe generalmente se sentará “presidiendo la mesa” y con la puerta de frente. De hecho, basta con que una persona se siente en esta posición para proporcionarle más confianza y una predisposición por parte del resto de asistentes a escucharle.

En el lado opuesto, se sentará otra persona de poder, pero generalmente de ideas opuestas.

Por último, en la posición central, nuestra “mujer de rojo” en la figura, se sentará una persona con altas capacidades conciliadoras y será quien tenga más poder para evitar conflictos entre partes. Conociendo esto, puedes colocar carteles en los sitios para preasignarlos y ¡controlar una reunión para que todas las cartas jueguen a tu favor!

2.– Las mesas redondas.

¡El Rey Arturo ya conocía su poder! Son los entornos perfectos cuando queremos que todos los participantes tengan la misma categoría. No obstante, en caso de que haya una figura de autoridad, los sitios preferentes serán los más cercanos y, los sitios que generarán confrontación serán los más alejados.

Una estrategia muy buena es la de conseguir que otro interlocutor nos acepte introduciéndole en la conversación. Imaginemos en la siguiente figura que nuestra querida “mujer de rojo” quiere que el Técnico de morado sea propenso a responder positivamente. Lo que debe hacer es cuando hable con la mujer de amarillo mirar al Técnico en pequeños intervalos y finalizar la frase mirándole otra vez para luego mirar a la mujer de amarillo que era su interlocutor principal. De este modo hemos conseguido otorgar al Técnico poder para intervenir, lo cual será percibido muy positivamente.

3.– Hablando frente al público.

Cuando nos dirigimos a una audiencia, existen determinadas posiciones que son favorables. La neurociencia ha demostrado que retenemos con más facilidad lo que vemos en nuestro campo visual derecho. De este modo, al dirigirnos a una audiencia, sería conveniente que quedemos en el campo visual derecho de la mayoría de ellos.

Por otro lado, es muy importante ocultar nuestro nerviosismo. ¡Nunca digas que estas nervioso o incomodo! Pues son aspectos que por lo general el público no notará si no lo recalcamos. Emplea gestos que inspiren confianza como enseñar las palmas de las manos y evitar gestos que inspiren desconfianza como sujetar el atril o cruzar los brazos. Además, es importante conocer cuales son las zonas que prestan mayor atención en una audiencia. Según la disposición clásica mostrada más adelante, las personas resaltadas son las que más atención prestan. Es la conocida forma de embudo. Al igual que ocurría en clase, las personas que se sientan en primera fila son las que se comportarán de una forma más atenta y participativa.

Otro dato importante, es que si nos dirigimos a la parte derecha del público desde el punto de vista del ponente, las personas allí ubicadas nos percibirán mejor con el lado derecho del cerebro, teniendo más influencia sobre la parte que domina la integración de información y la formación de recuerdos. Al contrario, si nos dirigimos a la parte izquierda del público, tendremos más influencia sobre la parte izquierda del cerebro encargada de las emociones.

Esperamos que estos consejos os sirvan de ayuda para determinar vuestra posición en función de sobre quién queráis influir con mayor fuerza, evitar confrontaciones o que la gente retenga con mayor facilidad vuestras exposiciones. Ya solo nos queda realizar una buena presentación como os comentamos en artículos anteriores: La Presentación Perfecta.

¡A por ello!

Imágenes adaptadas de Vecteezy.com:  https://www.vecteezy.com/free-vector/set

[1] El Lenguaje del Cuerpo. A. Pease; B. Pease. Amat 2019. https://amzn.eu/3rQS9fk